Содбис отвечает: Как организовать кадровый аудит?

Вопрос: Как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации?

Организация вправе самостоятельно определить объем, способы, основания внутренней проверки. Как его организовать, оформить его итоги и каковы основные этапы его проведения, представлено в обосновании

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита. Вместе с тем ведение кадрового учета является обязательным для любой организации. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Исходя из этого внутренний кадровый аудит можно определить как комплекс мер, включающий в себя оценку системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета в организации, проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству РФ и корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах. Аудит кадровой документации позволяет в максимальной степени избежать ошибок при ведении кадрового делопроизводства или исправить их по результатам его проведения.

Кадровый аудит обычно проводится в следующих случаях:

1. при изменениях в трудовом законодательстве;

2. при смене работника, в функции которого входит оформление кадровой документации;

3. при необходимости оптимизировать функционирование кадровой службы;

4. перед проведением проверок контролирующими органами, в частности инспекцией труда;

5. при смене руководства организации.

Поскольку законодательством не закреплены правила проведения внутреннего кадрового аудита, руководство организации свободно в определении объема, способов, оснований внутренней проверки.

Организовать его проведение рекомендуется с издания приказа, в котором следует обозначить цель и задачи, которые будут рассмотрены в процессе аудита (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки его проведения (как правило, от 1 недели до нескольких месяцев) и состав группы (комиссии). В такую группу (комиссию) могут быть включены как кадровые работники (за исключением работников, которые формировали и вели проверяемую кадровую документацию), так и работники бухгалтерии, планово-экономического отдела, юридических служб и др. Кроме того, для этих целей могут привлекаться сторонние специалисты.

Алгоритм проведения кадрового аудита может состоять из следующих шагов (этапов):

I. Проверка наличия обязательных ЛНА - определение отсутствующих ЛНА или отдельных их положений, наличие которых обязательно в организации.

II. Экспертиза документов - проверка соответствия ЛНА требованиям действующего законодательства, выявление нарушений, ошибок или несоответствия нормам законодательства в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации.

III. Подготовка отчета о результатах проведенного внутреннего кадрового аудита, содержащего информацию о выявленных нарушениях в ведении кадрового делопроизводства, в том числе отсутствии необходимых документов, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их устранению, а также предложения по оптимизации работы с документами кадрового делопроизводства.

IV. Получение пояснения от работников, ответственных за ведение соответствующей кадровой документации, по отчету о результатах проведенного аудита.

V. Проведение работы по исправлению и доработке кадровой документации в организации.

Рассмотрим основные этапы проведения кадрового аудита.

Этап "Проверка наличия (отсутствия) ЛНА"

Как было указано выше, одним из основных этапов проведения кадрового аудита является в том числе выявление отсутствующих ЛНА или отдельных их положений, наличие которых обязательно в организации.

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в организации.

К таким документам в том числе относятся правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ), инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ), положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), график отпусков (ст. 123 ТК РФ), табель учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. п. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"), трудовые книжки (в отношении тех работников, которые не перешли на сведения о трудовой деятельности) (ст. ст. 65, 66 ТК РФ), сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), трудовые договоры (ст. ст. 56, 57, 67 ТК РФ), личные карточки (п. 12 данных Правил) и пр.

Завершающим действием этого этапа кадрового аудита является сверка документов - какие документы есть, а какие нужно разработать.

Этап "Экспертиза документов"

После того как был определен список обязательных документов и проверено их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям действующего законодательства, например включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия; подписаны ли все личные документы и приказы; правильно ли заполнены трудовые книжки; соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов.

Просматривая ЛНА, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда организации. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись с учетом особенностей, установленных для отдельных категорий работников (ст. ст. 8, 22, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).

Этап "Подготовка отчета по итогам кадрового аудита"

По итогам кадрового аудита лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у организации.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке расписываются итоги аудита обязательных кадровых документов по организации (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке расписываются результаты проверки документов по делам конкретных работников (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка (при ее ведении), сведения о трудовой деятельности).

Отчет составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

• название и дату документа;

• сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочеты) на определенный момент времени;

• данные об обнаруженных недостатках (кратко);

• рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер.

Подготовлено по материалам Содбис (18+).